Factuur per e-mail nu ook rechtsgeldig

Een e-mail met factuur als bijlage is nu net zo rechtsgeldig als een papieren factuur voor bedrijven onderling. Staatssecretaris De Jager van Financiën verwacht dat deze versoepeling van de wetgeving het bedrijfsleven een besparing van 600 miljoen per jaar oplevert.

Het beleidsbesluit betekent voor de dagelijkse praktijk dat een elektronische factuur niet meer voorzien hoeft te zijn van een digitale handtekening. Tot op heden moest een elektronische factuur “authentiek en integer” zijn. Om aan die eis van de Belastingdienst te voldoen, moest de factuur bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening bevatten. Dat hoeft nu niet meer.

Een woordvoerder van MKB Nederland, tempert de verwachtingen van Financiën enigszins. “Tot nu toe zijn het vooral grotere bedrijven die regelmatig digitale facturen verzenden, in het midden- en kleinbedrijf is het nog geen wijdverbreide toepassing. De administratieve lastenverlichting zal niet zo groot zijn, zolang er nog twee systemen – zowel papieren als elektronische facturen – naast elkaar worden gebruikt.” 

Er kan worden volstaan met elektronische bestanden. Tot nu toe waren bedrijven verplicht er een papieren factuuradministratie naast te houden. Er is geen digitale handtekening meer nodig, wat zorgt voor lagere softwarekosten. Elektronisch factureren is nu voor elke ondernemer bereikbaar.

Overigens blijft de eis van een digitale handtekening nog wel van kracht binnen de Europese Unie. Bedrijven die zaken doen met het buitenland, hebben daarom vooralsnog weinig aan de nieuwe regeling. Staatssecretaris De Jager maakt zich wel hard voor een vereenvoudiging van de regelgeving e-facturen binnen de EU.

Een e-mail met de factuur in de 'platte tekst' zal als niet-rechtsgeldig worden beschouwd. De factuur moet in een aparte bijlage (bijvoorbeeld in PDF-bestandsformaat) worden verstuurd.